Sumário
1. Introdução
2. O que são estoques?
3. O que gera o custo dos estoques?
4. O que se tem feito para controlar o custo dos estoques?
5. A finalidade dos estoques
6. Um enfoque pró-ativo
7. Conclusão
1. Introdução
O estoque empresarial é como o carro da família: necessário, mas dispendioso.
Assim, já pelo aspecto "custo", os estoques são classificados por empresários e administradores na categoria dos males necessários.
Todavia, há um outro pormenor que torna os estoques ainda mais problemáticos: eles geram custos improdutivos, uma vez que não agregam valor ao produto ou ao serviço que se oferece ao mercado - apenas provocam custos adicionais que contaminam os preços de venda, sendo o consumidor desse produto ou serviço coagido a pagar por algo sem qualquer contrapartida em termos de utilidade.
Ora, na economia de concorrência global, que torna condição de sobrevivência a luta infatigável por vantagens competitivas, não há lugar para complacência com quaisquer gastos improdutivos e, muito menos, com aqueles da natureza e da magnitude dos estoques empresariais.
Assim, tudo o que puder ser feito para reduzir esse tipo de custo, será de extrema importância para a sobrevivência das empresas.
Essa é a razão pela qual abordamos o assunto neste procedimento, no intuito de recapitular a essência do que foi exposto em artigos anteriores, e na esperança de, se possível, propor uma certa inovação na forma tradicional de se encarar os estoques empresariais.
2. O que são estoques?
A expressão "estoque" designa quantidades ou valores monetários dos itens materiais de propriedade de uma empresa industrial, que:
- são mantidos para venda futura (produtos acabados);
- encontra-se em processo de fabricação (produtos em processo);
- são consumidos no processo de fabricação dos produtos a serem vendidos (matérias-primas, componentes etc.); ou
- são consumidos no atendimento das funções de apoio, de vendas e administrativas da empresa (material não produtivo, indireto ou auxiliar, de escritório etc.).
Assim, nas empresas industriais, são 4 os principais tipos de ativo considerados estoques:
a) produtos para comércio ou produtos acabados - compreende os produtos mantidos pela fábrica ou, em alguns casos, pelos seus revendedores, para venda futura;
b) materiais para produção - compreende os materiais adquiridos pela empresa com o objetivo de incorporá-los, fisicamente, ao produto final por meio do processo de fabricação;
c) materiais não destinados à produção - compreende uma grande variedade de produtos indispensáveis às operações de apoio e burocráticas da empresa, porém não fisicamente incorporados ao seu produto final. Materiais não produtivos, auxiliares ou indiretos, tais como ferramentas e materiais de limpeza e manutenção, são os itens que compõem os valores mais destacados desse tipo de estoque, sendo controlados e requisitados da mesma maneira que os materiais diretos.
d) produtos em processo de produção - compreende os custos do material, da mão de obra direta e dos custos gerais de fabricação já incorporados aos produtos cujo processo de produção não foi ainda concluído. Esse tipo de estoque é muito influenciado pela duração do "período de produção", que representa o tempo decorrido entre o início da utilização da matéria-prima e a conclusão do produto final.
Nas empresas comerciais, constatam-se, apenas, os tipos de estoque das letras "a" e "c", enquanto as empresas de serviços (dependendo da natureza dos serviços prestados), tendem a apresentar, apenas, a categoria de estoque descrita na letra "c".
3. O que gera o custo dos estoques?
Obviamente, o componente fundamental do custo dos estoques é o custo de produção ou de compra dos materiais estocados.
Esses materiais, representando valores expressivos, devem ser mantidos em bom estado, protegidos de deterioração (principalmente no caso de bens perecíveis), intempéries e predadores, bem como de riscos menos naturais como, pôr exemplo, furtos e incêndios.
Tudo isso implica gastos adicionais com depósitos, mobiliário e equipamentos de armazenagem, além dos gastos com seguros e com a mão de obra encarregada do manuseio, guarda e conservação dos bens estocados.
Contudo entre todos os gastos relacionados com a manutenção de estoques, destaca-se aquele relativo ao seu financiamento - como se sabe, costuma ser significativo o montante dos recursos acumulados em uma empresa (principalmente na empresa industrial) sob a forma de estoques, sendo proporcionalmente elevados os custos financeiros dessa acumulação.
Em adição a esses gastos deve-se, ainda, acrescentar aqueles decorrentes da complexidade e dos controles exigidos pelos estoques dessas empresas, além dos gastos relativos à negociação e processamento das compras e das demais despesas correlacionadas.
4. O que se tem feito para controlar o custo dos estoques?
Muita coisa tem sido tentada com o exclusivo objetivo de auxiliar os administradores a manterem os seus estoques dentro dos chamados "níveis aceitáveis", ou seja, dentro dos níveis mínimos compatíveis com as operações de cada empresa.
Aí começa a busca pelo custo mínimo do estoque. Qual seria esse custo mínimo?
Uma das formas tradicionais de se estimar o custo mínimo do estoque consiste na identificação do "lote econômico de compra ou produção", em conformidade com um procedimento gráfico desenvolvido, segundo alguns especialistas, em 1915.
Trata-se, aqui, de determinar o tamanho do lote de compra ou produção de um determinado item, de forma a assegurar a obtenção do menor custo mínimo total resultante da adição das 2 seguintes parcelas:
1ª parcela - o custo da manutenção do estoque do item que está sendo investigado (sabe-se que esse custo cresce à medida que crescem as quantidades estocadas); e
2ª parcela - o custo do processamento da compra do item em questão (para o caso de item adquirido de fornecedor externo à empresa) ou o custo de preparação de máquinas e outros custos associados à produção de cada lote desse item (quando se tratar de item manufaturado na própria empresa). Esses custos variam de forma inversa ao tamanho dos lotes comprados ou fabricados, ou seja, quanto maiores esses lotes, menores serão os gastos correspondentes.
Se construirmos um gráfico mostrando as curvas de cada uma dessas parcelas para diversos tamanhos de lotes de compras ou produção, o ponto de intercessão dessas curvas indicará o ponto de custo mínimo e uma perpendicular baixada desse ponto até o eixo horizontal (no qual estarão indicadas as diversas alternativas de tamanho de lotes pesquisadas) assinalará o tamanho do lote correspondente ao custo mínimo.
O gráfico que acabamos de comentar de forma simples é apenas um dos instrumentos criados pelos especialistas para a redução dos custos dos estoques.
Apesar de desenvolvido no começo do século passado, esse método de cálculo do lote econômico de compra ou de produção desfruta, ainda hoje (talvez pela comodidade da sua utilização), da simpatia dos especialistas.
Naturalmente, muitos outros recursos (não só gráficos, mas, também, matemáticos) de complexidade muito maior do que o gráfico que citamos foram criados para o melhor atendimento das necessidades e das características específicas de cada tipo de produto a ser estocado.
Alongarmo-nos, entretanto, no detalhamento desses recursos, excede os objetivos deste procedimento.
Todavia, não podemos omitir um comentário sobre o Just in Time (JIT) - um procedimento ainda em muita evidência e que constitui, sem sombra de dúvida, o mais ambicioso projeto de redução de estoques até hoje proposto, já que pretende reduzi-los a praticamente zero.
Conforme já deve ser de conhecimento do leitor, esse procedimento radical recomenda:
a) só receber matérias-primas no exato momento de sua utilização;
b) só produzir componentes no exato momento de incorporá-los ao produto final; e
c) só montar o produto final no exato momento da sua entrega ao cliente.
Tal deverá ser, segundo o JIT, a conduta do empresário interessado em drásticas reduções dos custos dos seus estoques.
O leitor experiente sabe que o JIT representa um objetivo inatingível em seus termos absolutos, como o é, também, a fugidia qualidade total: haverá, sempre, um lapso de tempo (por menor que seja) de permanência de bens em estoque, assim como haverá sempre um defeito (por insignificante que pareça) para manter viva a humildade dos controladores de qualidade.
Contudo, conquanto inatingível em sua feição extrema, não resta dúvida de que o objetivo final do JIT merece ser perseguido incessantemente. Mesmo porque, a experiência japonesa sobre o assunto parece indicar que é possível atingir aproximações muito satisfatórias do seu objetivo radical, com inegáveis vantagens para os perseverantes.
5. A finalidade dos estoques
Sendo os estoques tão dispendiosos, deverá haver boas razões para a sua manutenção pelas empresas.
Convêm recordar as principais razões alegadas pelos técnicos no assunto:
a) proteção contra paralisações das linhas de produção por falta de material; essa falta pode decorrer de:
a.1) problemas de qualidade dos materiais, resultando em grandes quantidades de refugo e/ou necessidade de re-trabalho;
a.2) falta de confiança nos fornecedores de itens comprados de terceiros, não só quanto à qualidade desses itens, como também com relação ao cumprimento dos prazos de entrega combinados;
a.3) variações inesperadas de demanda;
a.4) problemas com a preparação das máquinas utilizadas na produção de componentes;
a.5) súbitas interrupções nos fluxos normais de suprimento de matérias-primas ou componentes adquiridos de terceiros, de fabricação local ou, principalmente, importados;
b) proteção contra perdas de vendas decorrentes da impossibilidade de pronto atendimento da demanda por falta de produtos acabados;
c) custos e riscos das medidas requeridas para provocar redução significativa nos níveis de estoque.
Sabe-se que essas medidas não são isentas de problemas e, normalmente, geram custos adicionais consideráveis.
No caso de materiais comprados de terceiros, por exemplo, uma redução expressiva de estoques poderia ser obtida comprando-se menos quantidades de cada vez, mas com maior frequência. Entretanto, esse procedimento, além de reduzir a força de negociação da empresa junto aos seus fornecedores (já que compras em menores volumes geralmente implicam maiores preços unitários), também tenderia a aumentar os gastos burocráticos do processamento de compras (maior número de pedidos, de recebimentos e de inspeções, negociações mais frequentes etc.).
No caso de peças fabricadas pela própria empresa, a redução de estoques exigiria menores lotes de produção dessas peças, acarretando um número maior de preparações de máquinas, com os custos adicionais disso decorrentes.
6. Um enfoque pró-ativo
Até aqui comentamos o método tradicional de tratamento dos estoques empresariais e seus custos.
Neste tópico, pretendemos mencionar um modo de enfocar o assunto de uma forma mais racional ou pró-ativa - é a tal da inovação na forma de encarar os estoques, da qual falamos na introdução deste procedimento.
Trata-se, aqui, de tentar expulsar o bode para o quintal, em vez de tentar, como tradicionalmente é feito, lavá-lo e desodorizá-lo continuamente.
Esse modo novo (que, afinal, não é tão novo assim, visto que tem mais ou menos meio século de idade), vem se difundindo de uma forma progressiva a partir do enfoque adotado pelos criadores do JIT.
Tradicionalmente, como vimos, os esforços dos analistas de estoques concentraram-se predominantemente na elaboração de métodos e fórmulas para a definição de gastos totais mínimos, sem aprofundar as análises referentes a cada um dos fatores determinantes da necessidade de estoques.
De acordo com este procedimento, considera-se, por exemplo, que o tempo de preparação de máquinas ou a impontualidade das entregas dos fornecedores são dados incontornáveis e inevitáveis, nada havendo a fazer para eliminá-los ou reduzi-los. Assim, não há como evitar o ajuste dos estoques a tal situação.
A partir dessa filosofia, o melhor que se pode fazer é estabelecer custos totais mínimos com base em gastos unitários dados e irredutíveis - gastos unitários que, quando variam, tendem ao crescimento e não à redução (em virtude dos aumentos inflacionários, por exemplo).
Aí apareceram os japoneses do JIT e puseram-se a analisar cada uma das razões pelas quais as empresas precisam manter estoques, sucintamente apresentados no tópico anterior deste procedimento.
Tomemos como exemplo uma dessas razões: o tempo de preparação de máquinas, que acabou por destacar-se, principalmente na indústria automobilística, como um dos principais determinantes do sucesso competitivo do produto japonês nas décadas de 70 e 80 do século passado.
Segundo a mentalidade convencional, não era possível, no cenário tecnológico de então, reduzir significativamente esses tempos, devendo-se, portanto, engordar os estoques, superalimentando-os com grandes lotes de produção, só para evitar que o número de preparações de máquinas (muito demoradas) tivesse de ser aumentado.
De acordo com essa filosofia, produziam-se alentados lotes de componentes, suficientes, talvez, para 30, 60 ou mais dias de produção. Essas peças - como é óbvio - permaneceriam estocadas pelo extenso prazo que viesse a ser requerido para a sua utilização total, pressionando o custo dos estoques da empresa, mas evitando que um número maior de preparação de máquinas fosse necessário.
Foi então que a indústria automobilística japonesa desfechou um golpe mortal na ideia dominante de que havia limites muito restritos para a redução do tempo de preparação das suas máquinas.
Contam os historiadores da administração que, já nos primórdios do JIT, a Toyota conseguira reduzir para apenas 1 hora o período de preparação de prensas de grande porte utilizadas na fabricação de algumas partes estampadas dos seus veículos, quando os seus concorrentes norte-americanos requeriam, ainda, cerca de 6 horas para operação equivalente.
Não ficou nisso: após outros 5 anos de progresso técnico, o tempo de preparação das máquinas caiu para apenas 12 minutos, sem que, na mesma época, os seus principais concorrentes, no exterior, conseguissem qualquer avanço digno de nota. Na verdade, este continuava a produzir lotes de componentes suficientes para cerca de 10 dias de produção, enquanto os lotes produzidos pelos japoneses era consumido em um único dia, reduzindo praticamente a zero as necessidades de estoque e aproximando-se do cumprimento do objetivo de só produzir componentes no momento da sua incorporação ao produto final.
Note-se que pequeno lote de produção tem a vantagem adicional de reduzirem os custos de sucateamento no caso da produção de lotes defeituosos.
Isso é apenas um exemplo.
Deixamos a imaginação do leitor antecipar o que se pode fazer com cada um dos demais integrantes do elenco de fatores que determinam as necessidades de estoques empresariais.
Em última análise, a mentalidade pró-ativa reconhece, nos níveis de estoque usualmente praticados, nada mais do que recursos desperdiçados com a única finalidade de dissimular problemas que deveriam ser resolvidos.
Na verdade, assim como o excessivo tempo de preparação de máquinas, também a falta de qualidade dos componentes utilizados na produção, o desempenho irresponsável de fornecedores pouco confiáveis, juntamente com a grande maioria, senão a quase totalidade, dos demais motivos que alimentam a formação de estoques superdimensionados, são alguns dos problemas que admitem solução quando a empresa desiste de escondê-los como lixo sob o tapete de estoques-tampões e passa a combatê-los com criatividade e perseverança.
Partindo da ideia de que os estoques - mais do que um mal inevitável - são dissimuladores de problemas que pedem solução, administradores pró-ativos estão atacando esses problemas e descobrindo formas de reduzir drasticamente os seus estoques, sem, por isso, incorrer nos riscos considerados, pela tradição, como inevitáveis, para quem quer que se atreva a reduzir as banhas dos seus inventários balofos.
7. Conclusão
Na área técnica de preparação de máquinas, no processamento burocrático das compras de material, no desenvolvimento de fornecedores confiáveis e responsáveis, não só quanto à qualidade, mas também quanto ao prazo de entrega desse material, nas políticas de treinamento do pessoal encarregado das diversas operações de produção, no aperfeiçoamento de técnicas de previsão e/ou de compensação das flutuações de demanda do mercado e em todas as demais atividades que têm gerado argumentos em defesa da conveniência de estoques superdimensionados, importantes progressos vêm sendo obtidos, em muitos países, por executivos imbuídos de uma mentalidade pró-ativa e convictos de que só sobreviverão, no mercado globalizado, quem for competitivo e que só pode ser competitivo quem mantém sob estrita e contínua vigilância os seus gastos improdutivos.
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