Fundo fixo
Sumário
1. Finalidade - Como funciona
2. Constituição do fundo fixo
3. Recomposição do fundo fixo
4. Providências no levantamento de balanços
1. Finalidade - Como funciona
Fundo fixo é um sistema de controle de caixa cujo objetivo principal é facilitar o atendimento das necessidades de pagamento de pequenas despesas de uma empresa.
Determina-se uma quantia fixa que é colocada à disposição do responsável pelo caixa, que deve ser suficiente para o pagamento de pequenas despesas, tais como condução e refeição, correios, cópias e autenticações, compra de miudezas etc., por um determinado período de tempo, que poderá ser semanal, quinzenal ou mensal, conforme as conveniências verificadas em cada caso.
Nesse sistema, todos os recebimentos em dinheiro e/ou cheques devem ser depositados diariamente nos bancos e todos os pagamentos que não saiam pelo fundo fixo devem ser feitos em cheques nominais. Na prática, podem existir em caixa, ao final do dia, valores recebidos e ainda não depositados e cheques emitidos para pagamentos que ainda não foram efetivados. Assim, para preservar o controle do caixa pode ser recomendável a utilização de três subcontas para o caixa: fundo fixo, valores a depositar e cheques emitidos.
Uma vez fixado o valor do fundo fixo, emite-se um cheque nessa importância destinado ao responsável pelo caixa.
2. Constituição do fundo fixo
A constituição do fundo fixo de caixa é contabilizada da seguinte forma (admitindo-se um valor inicial de R$ 500,00, emitindo-se cheque):
D - Caixa - Fundo Fixo (Ativo Circulante)
C - Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 500,00
O numerário existente no fundo fixo é utilizado para os pagamentos das pequenas despesas, feitos pelo caixa, que deve manter os respectivos comprovantes. Nenhum lançamento contábil é feito por ocasião de tais pagamentos.
À medida que os pagamentos vão se sucedendo, obviamente o valor do fundo vai reduzindo. Quando estiver próximo de se esgotar, o responsável pelo caixa deve emitir relatório dos pagamentos efetuados, juntando os respectivos comprovantes.
3. Recomposição do fundo fixo
Para a recomposição do fundo fixo, emite-se um cheque ao responsável pelo caixa, no valor da prestação de contas, contabilizando essa operação em contrapartida ao registro das despesas comprovadas, da seguinte forma:
D - Despesas Administrativas (Conta de Resultado)
- Condução e Lanches R$ 84,00
- Cópias Reprográficas e Autenticações R$ 44,00
- Correios R$ 16,00
- Materiais de Escritório R$ 32,00
C - Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante) R$ 176,00
No sistema de fundo fixo, verifica-se que as contas de despesas são debitadas, em contrapartida ao registro da emissão do cheque, apenas quando o fundo é recomposto, e não por ocasião do real desembolso de caixa. Contabilmente, os lançamentos ficam reduzidos.
Esse sistema permite um fácil controle do referido fundo, uma vez que a conta Caixa não tem o seu valor alterado a cada pagamento ou a cada recomposição do fundo em dinheiro. O saldo é permanente (fica inalterado), devendo sempre corresponder ao dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos efetuados e ainda não reembolsados.
4. Providências no levantamento de balanços
Por ocasião do levantamento de balanços, no fundo fixo deve permanecer efetivamente só o numerário. Os comprovantes das despesas devem ser reembolsados e contabilizados para que não sejam excluídos da apuração.
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